Saturday, April 07, 2012

Panduan Google Docs


Google Docs

Google Docs adalah salah satu layanan penyimpanan files/berkas/dokumen online yang gratis. Selain gratis, Google Docs juga fleksibel. Dapat disetting sesuai kehendak yang mengunggah/uploader. Seperti dapat dilihat saja, tidak dapat didownload. Dapat dilihat dan di-download (unduh) atau disetel sebagai private (khusus dan tertutup). Kelebihan dari Google Docs adalah tidak ada iklan. Ini berbeda dengan penyimpanan gratis lain seperti Slideshare, Ziddu, Scribd, dll, yang umumnya ditempeli iklan plus anjuran untuk upgrade pada layanan berbayar.
Oleh Ponpes Al-Khoirot Malang Multimedia

DAFTAR ISI

  1. Apa itu Google Docs?
  2. Cara Daftar dan Masuk/Login Google Docs
  3. Cara Upload/Unggah File Berkas ke Google Docs
  4. Cara Unggah File ke Google Docs melalui Gmail
  5. Settings/Setelan Permission Google Docs
    1. File Khusus/Private (Khusus dan Tertutup)
    2. File Dapat Dilihat Bagi yang Mengetahui Link (tanpa harus login)
    3. File Terbuka Dapat Dilihat dan Dapat di-unduh/Download
    4. File Dapat Dilihat tapi Tidak Dapat di-unduh/Download
  6. Files yang Dapat Diunggah ke Google Docs
  7. Cara Delete/Menghapus Files Google Docs
  8. Cara Membuat Link Download Google Docs
  9. Cara Menampilkan Google Docs di Artikel Blog (Google Viewer)
  10. Membuat Kontak Form dari Google Docs
  11. Merubah Settings/setelan File Google Docs ke Public on the Web
  12. Cara mengetahui dan membuat link Google Docs jadi direct Link
  13. Manfaat link download di Google Docs
  14. Cara embed/menempelkan Google Docs di artikel/posting blog


I. CARA DAFTAR GOOGLE DOCS

Google Docs adalah layanan penyimpanan berkas atau file di internet secara gratis. Selain itu, file yang diunggah ke internet dapat dibagi dengan siapa saja atau disimpan khusus untuk Anda dan orang-orang terdekat Anda. Sebagaimana dapat diketahui dari namanya, layanan ini salah satu produk Google, perusahaan mesin cari terbesar.

II. CARA DAFTAR DAN MASUK/LOGIN KE GOOGLE DOCS

Cara daftar ke Google Docs sangat mudah. Asal Anda memiliki Google Gmail, maka Anda otomatis punya akun Google Docs. Belum punya Google Gmail? Daftar di sini!

Adapun cara masuk ke Google Docs lebih mudah lagi, sbb:

1. Kunjungi docs.google.com
2. Login dengan username Gmail Anda.

Apabila sudah login ke email Gmail, maka mengunjungi docs.google.com akan otomatis masuk ke halaman dasbor admin Google Docs.

III. CARA UPLOAD/UNGGAH FILES/BERKAS KE GOOGLE DOCS

1. Klik ikon Upload/Unggah (kiri atas di samping tulisan Create/Buat)
2. Klik File/Berkas -> pilih file/berbas di Komputer Anda.
3. Klik Mulai Unggah/Start Uploading. Selesai.

IV. CARA SETTING/SETELAN PERMISSION DI GOOGLE DOCS

Anda dapat menyetel / settings status berkas yang diunggah apakah akan dibuka untuk umum atau untuk pribadi saja. Cara menyetelnya lihat panduan di bawah.

IV.A. FILE/BERKAS BERSIFAT PRIVATE (KHUSUS DAN TERTUTUP)

By default (setelan asal), file yang diunggah akan otomatis bersifat pribadi. Bukan untuk umum. Jadi, kalau memang tidak diperuntukkan untuk umum, maka Anda tidak perlu menyetel apa-apa lagi setelah mengunggah suatu berkas. Namun, kalau file tersebut untuk diketahui umum, silahkan ikuti panduan selanjutnya di bawah.

Apabila Anda berbagi file khusus tersebut pada seseorang, maka*orang tersebut harus (a) mendapat invite dari Anda; dan (b) dia harus masuk/login terlebih dahulu.

IV.B. FILE/BERKAS BERSIFAT SEMI TERBUKA DAPAT DILIHAT OLEH YANG DIBERI LINK
Berkas semi terbuka ini tidak dapat dicari di mesin cari. Akan tetapi dapat dilihat oleh siapa saja yang punya atau mengetahui link ke file tersebut.

1. Klik link file yang sudah di-unggah/upload
2. Klik Berbagi/Share -> klik Change/Ubah
3. Beri tanda tik pada "Siapa saja yang memiliki tautan" atau "Anyone with the link"
4. Klik Save / Simpan.

IV.C. FILE/BERKAS BERSIFAT TERBUKA DAPAT DILIHAT DAN DAPAT DIDOWNLOAD/UNDUH
Apabila file yang diunggah memang untuk konsumsi publik, maka setelan ini adalah yang terbaik.

1. Klik link file yang sudah di-unggah/upload
2. Klik Berbagi/Share -> klik Change/Ubah
3. Beri tanda tik pada "Publik di Web" atau "Public on the Web"
4. Klik Save / Simpan.

IV.D. FILES PUBLIK (DAPAT DILIHAT) TAPI TIDAK DAPAT DI-DOWNLOAD/UNDUH
1. Klik link file yang sudah di-unggah/upload
2. Klik Berbagi/Share -> klik Change/Ubah
3. Beri tanda tik pada "Publik di Web" atau "Public on the Web"
4. Klik Save / Simpan.
5. Beri tanda tik pada nama file/berkas -> klik More (atas)
6. Klik "Prevent Viewers from Downloading"

V. JENIS FILES YANG DAPAT DIUNGGAH DI GOOGLE DOCS
Sebelum mengunggah atau mengupload berkas, pastikan files Anda termasuk di antara yang tersebut di bawah. Ada 15 format files yang dapat diunggah ke Google Docs sebagai berikut:

* Microsoft Word (.DOC and .DOCX)
* Microsoft Excel (.XLS and .XLSX)
* Microsoft PowerPoint (.PPT and .PPTX)
* Adobe Portable Document Format (.PDF)
* Apple Pages (.PAGES)
* Adobe Illustrator (.AI)
* Adobe Photoshop (.PSD)
* Tagged Image File Format (.TIFF)
* Autodesk AutoCad (.DXF)
* Scalable Vector Graphics (.SVG)
* PostScript (.EPS, .PS)
* TrueType (.TTF)
* XML Paper Specification (.XPS)
* Archive file types (.ZIP and .RAR)

VI. CARA MENGHAPUS/DELETE FILES DI GOOGLE DOCS
Apabila ingin menghapus/men-delete berkas yang sudah diunggah, lakukan hal berikut:

1. Beri tanda tik pada file yang akan dihapus.
2. Klik More -> Move to Trash / Pindahkan ke Sampah (paling bawah).

ATAU

1. Beri tanda tik pada file yang akan dihapus.
2. Klik ikon tempat sampah (atas tengah).


VII. CARA MEMBUAT LINK DOWNLOAD/UNDUH DI GOOGLE DOCS

Format asal dari link file Google Docs adalah untuk dilihat. Bukan direct link untuk download. Oleh karena itu, supaya link yang diberikan pada seseorang itu langsung dapat didownload, diperlukan sedikit trik. Ikuti trik-nya di sini!

VIII. CARA MENAMPILKAN GOOGLE DOCS DI ARTIKEL/POSTING BLOG (GOOGLE VIEWER)

Setelah mengikuti trik di poin VII, maka Anda dapat menampilkan Google Docs dalam bentuknya yang asli ke halaman posting/artikel di blog Anda. Ikuti panduannya di sini!


VIII. CARA UPLOAD/UNGGAH FILE KE GOOGLE DOCS MELALUI EMAIL GMAIL)

1. Masuk ke gmail.com
2. Klik Compose -> kirim email pada email Anda Sendiri
3. Di "Attach file" unggah/upload file dari komputer (klik Attach another file untuk mengunggah file lain).
4. Klik Send/Kirim.
5. Klik Inbox/Kotak Surat email Anda -> klik email dari Anda sendiri
6. Klik "View" pada file yang tadi diunggah
7. Klik Save in Google Docs (kanan atas).
8. Selesai. File Anda sekarang sudah masuk ke Google Documents.

Masuk ke Google docs (docs.google.com) untuk membuat setelan/setting file-file tadi.


IX. CARA MEMBUAT CONTACT FORM DARI GOOGLE DOCS

Membuat Kontak Form dari Google Docs

Cara mudah membuat Contact Us form (formulir kontak kami) dari Google Docs. Selain itu, dari Google Docs Anda juga dapat membuat polling atau survei, spreadsheet, dll.

Berikut cara membuat kontak form (Contact Us form) sederhana dari Google Docs:

1. Kunjungi docs.google.com -> Masuk/login dengan ID Gmail dan password Anda.
2. Kunjungi link ini -> docs.google.com/templates?type=forms&pli=1
3. Pada "Contact us" website form (paling atas) -> klik Use this Template.
4. a. Apabila format sudah cocok, edit judul dan deskripsi (paling atas) dan klik Save.
b. Apabila ingin merubah tampilan/tulisan, atau daftar isian/pertanyaan, Anda dapat mengeditnya dengan mengarahkan mouse pada yang akan diedit dan klik tanda pensil.
c. Untuk menghapus salah satu kotak isian, arahkan mouse pada kotak dan klik ikon tong sampah.
d. Untuk merubah urutan isian/pertanyaan ke atas atau ke bawah, arahkan dan klik kiri mouse pada yang akan dipindah dan naik atau turunkan kotak isian.
5. Klik Save/Simpan (kanan atas). Selesai.

Setelah itu, Anda dapat meng-embed (menempelkan) di postingan blog atau di halaman statis.
Caranya:

1. Klik More Actions -> klik Embed/Tempel
2. Copy/paste kodenya dan masukkan ke artikel atau halaman statis blog Anda.

_________________

MEMBUAT DIRECT LINK DOWNLOAD DI GOOGLE DOCS

eCara Membuat Direct Link Download Google Docs

Cara Embed Menempelkan Google Docs ke Posting Artikel di Blog, mengetahui link langsung (Direct Link) dari URL Google Docs untuk Download / unduh dan untuk dapat di-embed/tempel di posting blog. Salah satu kelebihan dari Google Docs adalah bahwa ia dapat digunakan sebagai link download. Namun sayang untuk membuat link download dibutuhkan trick khusus karena tidak diberikan oleh Google.

Saya sudah mengunggah/upload file/berkas .doc dan pdf ke Google Docs. Bagaimana cara tahu link untuk donwload langsung atau direct link-nya, bukan link viewer-nya?

Jadikan file tersebut untuk Public on the Web. Ambil linknya dan tambah dengan kode tertentu. Baca tertus untuk tutorial lebih detail.


MERUBAH SETTINGS/SETELAN FILE MENJADI PUBLIC

1. Setelah upload/unggah -> kasih tanda tik di sebelah kiri file yg diupload
2. Klik menu 'More" -> share -> klik share
3. Klik Change -> kasih tanda tik pada Public on the Web -> Save
4. Copy link yang ada di bawahnya tulisan "Link to Share". Bentuknya seperti berikut:
https://docs.google.com/open?id=0B146mDnuFvkINGU0OTZkODAtNjQ2NS00MjdhLWE4YTEtNzVkYzQ0ZTNkNjlm

Penting: perhatikan link yang warna biru, itu adalah alamat unik dari dokumen anda di Google Docs. Posisinya berada setelah id=

Link di atas bukan direct link, tapi link viewer. Untuk menjadikannya direct link ikuti panduan di bawah:


TRIK CARA MEMBUAT DIRECT LINK DOWNLOAD PADA GOOGLE DOCS

1. Copy alamat url berikut:
https://docs.google.com/uc?id=key_of_my_document&export=download&hl=sk
2. Ganti tulisan key_of_my_document dengan alamat url dari Google docs yang berwarna biru.
3. Jadinya seperti ini (warna kuning hasil tambahan): https://docs.google.com/uc?id=0B146mDnuFvkIMmY5YzRiZjYtZDMwNy00NWRhLWE3MTUtOWZjYjE3OTFlYjUy&export=download&hl=sk


APA MANFAATNYA PUNYA LINK LANGSUNG UNTUK DOWNLOAD TERSEBUT?

1. Untuk diberikan pada siapa saja (pengunjung blog anda) supaya bisa mendonwload langsung file anda.
2. Untuk bisa di-embed di artikel/blog Anda memakai Google Viewer.


BAGAIMANA CARA EMBEDDED GOOGLE DOCS DI POSTING/ARTIKEL BLOG DENGAN GOOGLE VIEWER?

1. Copy link langsung di atas
2. Kunjungi Google Viewer, klik link ini: docs.google.com/viewer -> masukkan link di atas
3. Masukkan link ke kotak paling atas -> klik Generate link
4. Copy kode yang ada di bawahnya tulisan "For an embedded viewer, use this HTML tag instead:"
5. Maka, hasilnya akan seperti di bawah. Inilah yang disebut dengan embedded document atau file dokumen yang ditempelkan di blog. Anda dapat meletakkan embedded file ini di mana saja: di posting/artikel atau di sidebar blog anda.



Adakah cara alternatif yang lebih praktis tanpa harus ke Google Viewer?

Ada. Copy kode berikut dan ganti urlnya dengan url anda (klik view plain untuk mengcopy):
<iframe src="http://docs.google.com/viewer?url=https%3A%2F%2Fdocs.google.com%2Fuc%3Fid%3D0B146mDnuFvkIZTAzYzM4NGUtMzE1MC00NmJlLTlmZDktMDA0ODE1MzhmODgx%26export%3Ddownload%26hl%3Dsk&embedded=true" width="600" height="780" style="border: none;"></iframe>



Cari artikel lain:




Copy link berikut untuk referensi kutipan:

Jangan lupa baca yang ini juga ..